中行个贷业务档案管理暂行方法第一章总则第一条为强化个贷业务档案管理，保证个贷业务的安全性和合法性，依据•中华人民共和国档案法‣、•中华人民共和国担保法‣、•借贷通则‣等法律法规及本行贷后管理有关规定，制订本方法。第二条个贷业务档案是指本行在申领个贷业务过程中产生的，记录和反映个贷业务的重要文件和凭据，主要由相关契约及凭据、借款人及担保人的基本资料、借款人的个贷业务资料、本行综合管理资料等组成。本方法所称个贷业务，是指人民币流动资金借贷、项目借贷、房地产按揭、个人类借贷、银行承兑票据、贴现、保函等表内外业务。本方法所称借贷人，是指在我行申领个贷业务的企（事）业法人顾客及自然人客第三条个贷业务档案推行“统一领导、分级管理、逐级建卡”的管理原则，即在总行统一领导下，各分、支行负责管理和保管本级行的个贷档案。支行负责对本行系统的个贷档案工作进行指导、监督和检测，同时接受上级行的指导、监督和检测。条件具有的支行对个贷业务档案根据集中统一进行规范化管理。条件不具有的支行，个贷业务档案暂在分行集中统一管理，农行要一直监督、检查分行个贷业务档案管理状况。条件成熟后要立刻着手统一管理。第四条个贷业务档案按顾客确立，一户一档，做到科学管理。
各分、支行要按本方法要求申领档案的移送、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等手续，防止毁坏散失，确保个贷业务档案完整与安全。第五条各分、支行按照业务量搭载专门的熟悉个贷业务、责任心强、严守秘密的个贷档案管理员。第六条各分、支行要成立个贷业务档案库，档案库要指定专人统一管要搭载必要的设施，具有防盗、防火、防渍、防磨蚀、防有害生物的功能。文员库中可设库中库（或寿险箱，下同），适于储存抵押和质押权证、有价期货、存单等。总、分行授信评审部负责保管下述档案资料：分行申报的借贷初审、决策的有关资料，授信评审部的借贷初审意见、贷审会审议表决表、会议纪要、贷款授权书、贷款审批表，出帐初审资料，对重大借贷项目进行贷后检测的有关文件资料，与授信评审部初审审批工作有关的其它资料。第七条个贷业务档案牵涉本行和企业的商业秘密，个贷档案管理员、调阅人员均需严苛执行保密制度。第二章个贷业务档案的分类、分区与归档范围第八条个贷业务档案分为五类。其中顾客的个贷业务档案分四类：权证类、要件类、管理类、保全类；本行内部管理资料列为综合类。第九条档案库分四区：权证区、立卷区、归档区、综合区。权证区要单独成立在文员业务库内。
立卷区储存业务执行中的要件类、管理类、保全类档案。归档区储存业务早已执行终了的要件类、管理类、保全类档案。综合区储存个贷业务综合类档案。个贷业务档案以顾客为单位，分区、分类地在个贷业务档案库中储存，储存次序按个贷管理系统中的企业代码次序排序。个人借贷可根据还要在每位区内按借贷种类再界定新村。第十条权证类档案是指抵押和质押权证、有价期货、存单等，主要包括：（一）抵押借贷资料：抵押物所有权或使用权证书或证明文件；抵押物他项权证书；抵押物清单、抵押物堆放情况资料；抵押物寿险单；抵押登记文件；抵押公证书;（二）质押借贷资料：动产质押中质物的名称、数量、质量、状况，质物的评估报告或作价根据，质物的所有权或使用权证明，质物寿险单；权力质押中的各类有价凭证，其中以依法可以出售的商标专用权、专利权、著作权中的财产权出质的，需提供评估报告和作价根据；质押登记文件；质押公证书。第十一条要件类档案是指协议、借据，出帐初审单及通告单，下款和收款通告单及凭证，以及催缴通告和凭单等适于证明个贷业务法律行为的基本要件，包括：（一）校企双方签署的借贷协议、借据、保证协议、最高额保证协议、抵押协议、最高额抵押协议、动产质押协议、权利质押协议、外汇垫款款合同书、担保合同书、核保书、银企合同、银行承兑合同、授信合同；（二）出帐初审单及通告单；（三）放贷和收款通告单及帐单，借贷利息催缴通告及存根；（四）借钱仲裁案件的裁定书、裁定书、强制执行书等法律文书。
第十二条管理类档案是指顾客基本资料、贷款申请审批资料、贷后管理资料和企业财务报表等借贷管理资料，主要包括：（一）户均企业的基本资料：•企业法人营业执照‣或•企业法人营业执照‣副本打印件、•事业单位登记证‣副本打印件；•中华人民共和国组织机构代码证书‣打印件；借贷人其他有效护照打印件；•特种经营许可证‣打印件；•国税登记证‣打印件；•企业资质等级证‣打印件；•外商投资企业批准证书‣复•外商投资企业外汇登记证‣打印件；上述资料的年审证明。企业章程；企业法人的注册资本验资报告打印件，或有关注册资本来源的证明材料；法定代表人、负责人或代理人的身分证明（身分证、外籍签证、回乡证等）打印件、签字样本及履历证明材料，借贷授权委托联营合同打印件；借贷卡打印件以及验车证明；借贷人及担保人的印章卡；企业变更登记有关文件的打印件。企业各期财务报表和有关的经营资料，企业改制、改组等重大行为的相关资料。（二）户均个人的基本资料：户籍本、身份证或其他有效永居护照的打印件；感情证明打印件；借贷人具备稳定职业和收入的证明材料原件；消费类放贷，需要有订购协议或合同打印件；首付款凭单打印件；个人住房按揭需要有房子销售许可证或房子预售许可证打印件。
（三）单笔个贷业务申请审批资料：借贷人及保证人借钱卡打印件；借贷申请书；借贷展期申请；承兑票据承兑、贴现申请书、承兑合同、增值税收据打印件、交易协议打印件、保证金入帐单打印件、还款承诺函。项目借贷还应包括以下资料：项目建议书原件和批准文件打印件；可行性研究报告或设计任务书原件及批准文件打印件；初步设计原件及批准文件打印件；项目立项计划及年度投资计划下达文件原件或打印件；项目概算原件或打印件；完工报告的批复文件打印件；项目方案变更、概算调整的批复文件打印件；项目概、预算初审报告及安装工程完工初验报告；中行觉得必要的其他文件。房地产按揭还应提供以下资料：项目建设开发可行性研究报告打印件；项目立项批准文件打印件；•建设用地规划许可证‣打印件；•国有农地使用权证‣打印件；建筑安装工程规划许可证‣打印件；•施工许可证‣打印件；•商品房预售许可证‣打印件；地对价交缴收据的打印件；项目筹集资金证明材料；项目预、决算报告等。保证人及反担保人应提供以下资料：同意保证意向书原件；监事会同意提供担保的决议或具备同等效力的证明原件；保证人基本状况材料，包括：营业执照打印件；法定代表人身分证明原件或打印件；签字样本原件；法人组织机构代码证打印件；借贷证（卡）打印件；公司协议或章程打印件；顾客近3年及最近会计报告原件或打印件；有权部委批准设立事业单位机构设臵的文件打印件；担保能力剖析报告原件。
抵押或质押方法应提供以下资料：同意抵、质押意向书原件；抵押（质）物评估报告原件；评估单位资格证明打印件；抵押物（质物）权力证书，如农地使用权证、房屋产权使用证打印件；有处财权人同意抵押（质押）的证明文件，包括：监事会同意抵（质）押的决议或具备同等效力的证明原件；第二人同意提供抵（质）押的书面声明原件；全体共有人同意抵（质）押的证明原件；海关同意抵（质）押的申明等原件；国有资产管理部委对企业关键设备同意抵押的证明原件；其它有权机构同意抵（质）押的证明原件；抵（质）押人有关身分证明原件或打印件；抵（质）押物寿险凭证原件或打印件；抵（质）押登记证明原件；质物不予销户的证明原件。中行内部的调查、审查、审批报告，包括本级行的推荐、审查意见，贷审会授权书、会议纪要，借贷意向书或承诺函，上级行的借贷批准文件或通告，其他借贷决策文件；项目借贷（含外汇垫款款）、房地产按揭、对外担保的评估报告及调查报告。（四）贷后管理资料：中行放贷通告书；顾客还贷记录；借贷变更的有关资料；借贷跟踪检测状况记录及有关报表、资料，与借贷项目有关的重大问题调查报告及处理意见等。企业信用等级评估报告、贷款风险分类资料、贷款顾客分类管理资料、企业授信资料、信贷调查剖析报告、贷款调查和检测记录、贷款调查和检测报告、审计和内控报告等。
第十三条保全类档案是指资产风险管理的相关业务资料，主要包括：（一）兼并类档案。关于企业兼并的有关批示文件；企业监事会或厂级办公大会关于企业兼并的决策性文件，员工代表会议决议等文件以及上级经理部委批准企业兼并文件；全省企业兼并和员工再就业工作计划内兼并项目的请示、报告和全省领导小组的批复文件；兼并企业对兼并行为的评估报告；兼并合同即将文本。兼并过程中被兼并企业兼并施行前与借贷行的全部个贷关系原始记录，包括借贷合同、各类放贷（信用、担保、抵押、质押等）协议、借据等信用契约；校企三方或四方（兼并双方和原借贷行双方）签订的贷款关系转移协定、兼并方企业承接被兼并企业积欠中行借钱利息合同以及分年还款计划；对未按期还款企业借贷恢复付息的记录和通告单；对未按期还款企业申请取消享受免息新政的请示、批示文件和对原借贷全部恢复付息的通告单；兼并施行后发生的对兼并事实有较大影响丑闻的记录和相关材料。兼并完成后企业资产负债表、现金流量表等定期反映企业经营情况的报表和相关材料。（二）破产类档案。破产前连续两年内的企业原始报表，所有原始借贷协议、借据等信用契约。企业破产申请、破产预案、上级经理部委同意企业破产的批复；法官从受理破产案件开始直至破产终结其间的主要法律文件，包括破产公告和破产判决、法院宣告创立企业破产清算组的判决、债权人大会的重要决议、银行债务报送书、有关欠款保证责任的判决、破产企业资产评估报告和清算报告、法院对财产分配的判决和破产案件的终结判决；计划内破产项目的全省领导小组批复文件。
（三）呆坏帐结汇报送材料。总行同意冲销的批复文件；报送行借贷呆坏帐结汇报送材料装订本；破产终结后还要继续抗辩我行债务的有关文件和材料；呆坏帐冲销之后收回债务的重要凭据、帐务处理（冲回拨备）凭据和相关材料。（四）资产风险管理业务的其它资料。包括风险分类的各式材料。第十四条综合类档案是指本行内部有关个贷业务的各种报表，行业剖析，个贷分析、调查、检查、审计内控等综合报告的档案资料，主要包括：各种个贷统计旬报、月报、季报、半年报和季报，及各类临时报表；个贷剖析、行业分析、调查、检查、审计内控报告等档案资料。第十五条权证类和要件类档案应当储存原件。其它档案原则上应贮存原件，只好储存打印件的，由档案管理人员核实原件、签名确认。第三章个贷业务档案管理时限第十六条个贷档案的保管年限规定为永久和定期两种，其中定期保管年限又分5年、15年两档。各种个贷档案的保管时限详细规定如下：（一）个贷业务档案的保管年限为：有个贷关系的顾客的档案永久保管；付清全部信贷业务的顾客，从该顾客与我行的最后一笔个贷业务还清后次年的1月1日算起，保管三年;（二）综合类个贷业务档案（除各类报表的年度汇总表为永久保管外）为常年保管，保管年限为十五年;（三）个贷业务档案的保管及收缴名册为永久保管。
按照还要，可将十分重要的常年保管档案转到本行综合档案室永久保存。第四章个贷业务档案的管理步骤第十七条移送。业务发生后，个贷主管要在个工作欧盘整理好借贷原始资料，登记个贷管理清册，编制个贷档案移送清单，经双方签字确认后，将全部资料移送给个贷业务档案管理员，个贷主管可对业务资料打印保存。其中权证类资料应在业务发生时移送，使得档案管理员应填写凭证，一式二份，一份给抵押或质押人，一份存盘留底，待借钱归还还清后，凭此凭证将有关文件资料收取顾客。第十八条立卷。档案管理员对个贷主管移送的个贷业务档案的整理、立卷工作，要在5个工作日之内完成。权证类档案送银行内文员库中储存，库中库的锁匙要单人、双锁分头保管。按笔立卷，填写档案皮，填写卷内文件目录；将以上填制好的档案以借贷人为单位，放入档案盒中，填制档案盒封面。要件类档案一式两份，一份原件在个贷档案库中储存，另一份原件或打印件由个贷业务部委
